5 simple Rezepte für Selbstorganisation und Zeitmanagement, die jedem gelingen

Als Unternehmer:in ist es manchmal wirklich nicht leicht, alles unter einen Hut zu bekommen und den Überblick zu behalten. Da kann einem schon mal der Kopf qualmen. Aber mit einer guten Selbstorganisation bzw. Selbstmanagement und dem richtigen Zeitmanagement können Sie die Belastung in Ihrem Arbeitstag in den Griff bekommen und Ihren unternehmerischen Erfolg auf eine ganz neue Ebene heben!

Viele Unternehmer:innen kämpfen mit der Balance zwischen Kundenbetreuung, Teammanagement, Finanzen und allem dazwischen. Lassen Sie bereits ein paar praktische Tipps und Tricks in Ihren Arbeitstag einfließen, können Sie Ihren Tagesablauf, Ihr quantitatives Arbeitsergebnis und Ihre Arbeitsbelastung auf ein vollkommen anderes Level bringen.

Struktur und Fokus anstatt erfolgloses Multitasking

Ein strukturierter Plan ist Gold wert! Das mag jetzt vielleicht selbstverständlich klingen, aber man glaubt nicht, wie viele Unternehmer:innen ohne klare Struktur in die Woche starten. Nehmen Sie sich am Anfang der Woche Zeit, um Ihre Ziele festzulegen und die Aufgaben zu priorisieren. Mach Sie eine To-Do-Liste und streichen Dinge ab, sobald Sie sie erledigt haben - das gibt Ihnen ein unglaubliches Gefühl der Befriedigung! Und für alles was Sie auf die Liste schreiben, müssen Sie nicht krampfhaft aufpassen, dass Sie es nicht vergessen. Das nimmt enorme Last von den Schultern und hilft auch abends auf der Bettkante den Kopf zu befreien und besser schlafen zu können.

Nutzen Sie die Macht der Technologie

Es gibt so viele großartige Apps und Tools, die Ihnen dabei helfen können, Ihre Arbeit zu organisieren. Ob Sie nun einen Kalender nutzen, der Sie an wichtige Termine erinnert, oder eine Projektmanagement-Software, die Ihnen dabei hilft, den Fortschritt im Auge zu behalten - überhaupt und insbesondere die richtige Technologie kann wirklich einen Unterschied machen. Hier nur ein kleiner Auszug über einige hilfreiche Tools für Ihre Selbstorganisation im Arbeitsalltag:

1. Kalender-Apps: Nutzen Sie Kalender-Apps wie Google Kalender oder Microsoft Outlook, um Termine, Meetings und Deadlines zu verwalten. Sie können Erinnerungen einstellen, um sicherzugehen, dass Sie nichts Wichtiges verpassen.
2. Onlinemeeting: Verwenden Sie Tools wie z.B. Microsoft Teams, Zoom oder Google Meet um sich mit Kollegen im Homeoffice oder Kunden einfach virtuell auszutauschen und an Projekten zu arbeiten und um sich selbst Reisezeiten zu sparen
3. To-Do-Listen-Apps: Mit Tools wie Todoist, Microsoft To Do oder Apples Erinnerungen können Sie Aufgabenlisten erstellen, priorisieren und abhaken, wenn sie erledigt sind. Das hilft Ihnen, den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten.
4. Notiz-Apps: Notieren Sie Ideen, Gedanken und wichtige Informationen in Notiz-Apps wie Evernote, OneNote oder Apples-Notizen App, Google Notizen. So haben Sie alle wichtigen Informationen an einem Ort und können leicht darauf zugreifen.
5. Projektmanagement-Tools: Für komplexe Projekte und Teamarbeit sind Tools wie Trello, Asana oder Jira ideal. Sie könnenn Aufgaben zuweisen, den Fortschritt verfolgen und mit dem Team kommunizieren.
6. Cloud-Speicher: Dienste wie Google Drive, Dropbox, Strato hidrive oder Microsoft OneDrive ermöglichen es Ihnen, Dokumente, Präsentationen und andere Dateien online zu speichern und mit anderen zu teilen.
7. Zeit-Tracking-Apps: Mit Apps wie Toggl, Clocko:do oder Clockify können Sie Ihre Arbeitszeit erfassen, um zu sehen, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben aufwenden. Das hilft Ihnen, effizienter zu arbeiten.
8. E-Mail-Organizer: Nutzen Sie E-Mail-Organizer wie Spark oder SaneBox, um Ihre E-Mails zu kategorisieren, Prioritäten zu setzen und den Posteingang aufgeräumt zu halten.
9. Kommunikations-Tools: Plattformen wie Slack oder Microsoft Teams erleichtern die Kommunikation im Team und helfen Ihnen, wichtige Informationen schnell auszutauschen.
10. Mind-Mapping- und virtuelle Whiteboard-Tools: Für die Visualisierung von Ideen und Konzepten sind Tools wie Figma, MindMeister, Ayoa oder Miro hilfreich.
11. Aufgaben-Automatisierung: Nutzen Sie Automatisierungstools wie Zapier oder IFTTT, um repetitive Aufgaben zu automatisieren und Zeit zu sparen.
12. Passwort-Manager: Ein Passwort-Manager wie Keepass, LastPass oder 1Password hilft Ihnen, Passwörter sicher zu speichern und leicht zugänglich zu halten.
13. Focus-Apps: Apps wie Forest oder Freedom unterstützen Sie dabei, sich auf Ihre Arbeit zu konzentrieren, indem sie Ablenkungen blockieren.

Manche Tools werden auch von Ihrem Smartphone, Tablet und Betriebssystem Anbieter angeboten und können zwischen Ihren Accounts und Geräten synchronisiert bzw. geteilt werden.

All diese Tools sind großartige Helfer und eine technisch gestützte Zeitmanagement Methode, um Ihre Selbstorganisation im Arbeitsalltag zu verbessern und mehr Struktur und Effizienz zu erreichen. Finden Sie heraus, welche Tools am besten zu Ihren Bedürfnissen passen, und arbeiten Sie zukünftig smarter, nicht härter!

Lernen Sie "Nein" zu sagen

Seien Sie mutig genug, um auch mal Aufgaben und Anfragen abzulehnen. Als Unternehmer:in werden Sie ständig mit neuen Anfragen und Aufgaben bombardiert. Aber Sie können nicht alles auf einmal machen. Setzen Sie klare Prioritäten und lernen, Dinge abzulehnen, die nicht zu Ihren Zielen passen. Konzentrieren Sie sich auf die Dinge, die für Sie und Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind. Ihre Zeit ist kostbar, also verschwenden Sie sie nicht mit unwichtigen Projekten!

Bauen Sie sich ein schlagkräftiges Team auf

Sie müssen nicht alles alleine machen. Bauen Sie sich ein Team aus talentierten und zuverlässigen Menschen auf, die Sie unterstützen, ergänzen, vertreten und Ihr Mindset teilen. Delegieren Sie Aufgaben an Menschen, denen Sie vertrauen, und schaffen sich eine Umgebung, in der jeder sein Bestes geben kann. Bleiben Sie offen für Kreativität und Veränderungen und passen Sie Ihre  Pläne gegebenenfalls an. Flexibilität ist der Schlüssel zum Erfolg. Probieren Sie neues aus, korrigieren vorhandenes und lassen immer wieder kritische Rückmeldungen in Ihr Handeln und Ihre Ausrichtung einfließen! Gemeinsam sind Sie unschlagbar!

Verlieren Sie sich nicht aus den Augen

Gleichzeitig sollten Sie nicht vergessen, sich auch mal eine Pause zu gönnen. Es ist verlockend, sich rund um die Uhr in die Arbeit zu stürzen und die Erfolge auf dem Bankkonto zu verfolgen, aber auf Dauer kann das auf die Gesundheit schlagen. Planen Sie regelmäßige Pausen ein, in denen Sie abschalten und neue Energie tanken können. Sie werden sehen, wie viel produktiver und kreativer Sie danach sein werden. Denken Sie immer daran, dass Ihr größtes Gut Ihre Gesundheit ist und Sie schließlich noch die Früchte Ihrer harten Arbeit ernten und genießen wollen! Darum sollten Sie diese wichtige Aufgabe in Ihrer Planung nie vergessen oder immer wieder als erstes verschieben.

Packen Sie es heute noch an

Insgesamt geht es bei der Selbstorganisation darum, sich selbst zu organisieren und die Rahmenbedingungen zu schaffen, um effizienter und produktiver zu sein. So lässt sich mit ein wenig Planung und den richtigen Strategien bereits Großes erreichen. 

Und an den Stellen an denen Ihnen die Zeit für Recherche oder Ausarbeitung fehlt, da unterstützen wir Sie! Vielleicht sind bereits kleine Tools aus unserer Toolbox hilfreich oder wir besprechen in einem kostenlosen Erstgespräch, welche Herausforderungen Sie aktuell bewegen und wie wir Sie unterstützen können.