In Deutschland ab dem 01.01.25 verpflichtend. Diese Neuerung markiert einen bedeutenden Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung in der Geschäftswelt. Aber was bedeutet das für Sie? In diesem Leitfaden erfahren Sie alles Wissenswerte über den Versand von Rechnungen per Email, die rechtlichen Rahmenbedingungen, geeignete Dateiformate und die notwendigen Schritte zur Umsetzung.
Rechnung per Email: Das sind die Vorteile
-
Kostenersparnis: Durch den Wegfall von Druck- und Portokosten reduzieren sich die Ausgaben erheblich. Papier, Druckertinte und Porto entfallen komplett.
-
Schnelligkeit: Rechnungen erreichen den Empfänger in Sekunden, was den Zahlungsprozess beschleunigen kann. Dies verbessert die Liquidität des Unternehmens.
-
Umweltschutz: Weniger Papierverbrauch trägt zur Schonung der Umwelt bei. Elektronische Rechnungen sind eine nachhaltige Alternative zur herkömmlichen Papierrechnung.
-
Effizienz: Die Verwaltung und Archivierung von Rechnungen wird vereinfacht und beschleunigt. Elektronische Rechnungen lassen sich leichter speichern und verwalten, was zu einer besseren Organisation beiträgt.
-
Automatisierung: Der Einsatz von Softwarelösungen ermöglicht die Automatisierung von Rechnungsprozessen, was die Fehlerquote reduziert und den Verwaltungsaufwand minimiert.
Verpflichtende Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich
Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes wird ab dem 1. Januar 2025 die Nutzung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich zur Pflicht. Diese Maßnahme zielt darauf ab, die Effizienz in Geschäftsprozessen zu erhöhen und die Digitalisierung voranzutreiben. Die wichtigsten Punkte der neuen Regelung sind:
-
Elektronische Erstellung und Verarbeitung: E-Rechnungen müssen elektronisch erstellt, versendet, empfangen und maschinell verarbeitbar sein.
-
Standardisierung nach EU-Norm EN 16931: Rechnungen müssen dieser Norm entsprechen.
-
Keine Einverständniserklärung notwendig: Elektronische Rechnungen werden zum Standard und bedürfen keiner Zustimmung mehr.
-
Einschränkungen für Papierrechnungen: Diese dürfen nur noch unter bestimmten Bedingungen erstellt werden.
Rechtliche Rahmenbedingungen
Seit der Einführung des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 sind elektronische Rechnungen rechtlich anerkannt und gleichgestellt mit Papierrechnungen. Um die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, müssen folgende Kriterien beachtet werden:
-
Authentizität der Herkunft: Die Identität des Rechnungsausstellers muss gewährleistet sein. Dies kann durch innerbetriebliche Kontrollverfahren sichergestellt werden.
-
Integrität des Inhalts: Der Inhalt der Rechnung darf nicht verändert werden. Dies bedeutet, dass die relevanten Angaben bei der Übermittlung der Rechnung unverändert bleiben müssen.
-
Lesbarkeit: Die Rechnung muss für den Menschen lesbar und verständlich sein. Zahlen und Texte müssen klar erkennbar sein und dürfen nicht zu einem unleserlichen "Datensalat" werden.
Wichtige Schritte für den Versand der Rechnung per Email
Um sicherzustellen, dass der Versand von Rechnungen per E-Mail reibungslos und gesetzeskonform abläuft, sind folgende Schritte zu beachten:
-
Einverständnis des Empfängers: Stellen Sie sicher, dass der Empfänger dem elektronischen Versand zugestimmt hat. Dies kann schriftlich oder auch stillschweigend durch die regelmäßige Annahme von E-Mail-Rechnungen erfolgen. Eine explizite Zustimmung kann durch eine Vereinbarung in den AGB oder eine separate Vereinbarung erfolgen.
-
Formatwahl: Verwenden Sie ein sicheres und unveränderbares Format, das sowohl lesbar als auch maschinenlesbar ist. Eine reine PDF-Rechnung erfüllt diese Anforderungen nicht vollständig. Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung sind geeignete Optionen, da sie strukturiert und maschinenlesbar sind.
-
Inhaltliche Anforderungen: Achten Sie darauf, dass alle Pflichtangaben gemäß § 14 UStG enthalten sind, wie z.B. Name und Anschrift des Unternehmens, Steuernummer, Rechnungsdatum, Leistungsbeschreibung und Gesamtbetrag. Eine vollständige und korrekte Angabe dieser Informationen ist wichtig für den Vorsteuerabzug und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
-
Innerbetriebliche Kontrollverfahren: Implementieren Sie Verfahren zur Überprüfung der Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungen. Diese Kontrollmechanismen können beispielsweise den Abgleich der Rechnung mit Bestell- oder Lieferscheinen umfassen.
Geeignete Dateiformate für E-Mail-Rechnungen
Es gibt verschiedene Formate, die sich für den Rechnungsversand per E-Mail eignen. Die Wahl des richtigen Formats ist entscheidend für die Sicherheit und Lesbarkeit der Rechnung:
-
ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das eine PDF-Datei mit einer maschinenlesbaren XML-Datei kombiniert. ZUGFeRD ermöglicht es, sowohl eine für den Menschen lesbare als auch eine maschinenlesbare Version der Rechnung in einer Datei zu versenden.
-
XRechnung: Ein strukturiertes Datenformat, das speziell für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt wurde. Es erfüllt die Anforderungen der EU-Norm EN 16931 und ist besonders für die maschinelle Verarbeitung geeignet.
Archivierung einer E-Mail-Rechnung
Die Archivierung von elektronischen Rechnungen muss den GoBD-Vorgaben entsprechen, die Lesbarkeit, Unveränderbarkeit und Manipulationssicherheit gewährleisten. Es empfiehlt sich, ein elektronisches Archivierungssystem zu nutzen, das diese Anforderungen erfüllt und eine einfache Verwaltung ermöglicht. Bei der Archivierung sind folgende Punkte zu beachten:
-
Lesbarkeit: Die archivierten Rechnungen müssen jederzeit lesbar sein.
-
Unveränderbarkeit: Die Dokumente dürfen nach der Archivierung nicht mehr verändert werden können.
-
Manipulationssicherheit: Die Rechnungen müssen gegen unbefugte Änderungen geschützt sein.
-
Zugriffskontrolle: Es muss sichergestellt sein, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die archivierten Rechnungen haben.
Praktische Tipps für den Versand der Rechnung per Email
-
Rechnungssoftware nutzen: Spezielle Softwarelösungen wie sevdesk erleichtern das Erstellen, Versenden und Archivieren von Rechnungen und stellen sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Solche Programme bieten oft zusätzliche Funktionen wie automatische Erinnerungen und Zahlungsabgleiche.
-
Regelmäßige Überprüfung: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Rechnungsprozesse und -systeme, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Dies umfasst auch die regelmäßige Aktualisierung der verwendeten Software.
-
Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die Anforderungen und Best Practices im Umgang mit elektronischen Rechnungen informiert sind. Gut geschulte Mitarbeiter tragen zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben und zur Vermeidung von Fehlern bei.
EU-weite Vorschriften für den Versand von Email-Rechnungen
Für den EU-weiten Versand von Rechnungen per E-Mail gelten die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU, die bei öffentlichen Aufträgen umzusetzen sind. Diese Richtlinie verlangt, dass Rechnungen aus strukturierten Daten bestehen müssen, um rechtlich anerkannt zu werden. Lieferanten der öffentlichen Verwaltung sind seit 2020 verpflichtet, elektronische Rechnungen zu nutzen. Folgende Anforderungen sind zu beachten:
-
Strukturierte Datenformate: Elektronische Rechnungen müssen in einem strukturierten Datenformat vorliegen, um maschinell verarbeitbar zu sein.
-
Kombination aus Bild- und Datenformaten: Formate wie ZUGFeRD, die eine PDF-Datei mit strukturierten Daten kombinieren, sind ideal, um den Anforderungen der EU-Richtlinie gerecht zu werden.
Rechnung per Email: Wir unterstützen Sie
Durch die Beachtung der rechtlichen Rahmenbedingungen und die Nutzung geeigneter Softwarelösungen können Unternehmen von den Vorteilen elektronischer Rechnungen profitieren und gleichzeitig sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Mit einer gut durchdachten Strategie und der richtigen Technik wird der Übergang zur digitalen Rechnungsstellung zum Erfolg.
Nutzen Sie die Chancen der digitalen Transformation und gestalten Sie Ihre Rechnungsprozesse zukunftssicher, um effizienter zu arbeiten und gleichzeitig die Umwelt zu schonen.
