Digitale Rechnung und E-Rechnung: Gibt es einen Unterschied?

In der heutigen Geschäftswelt sind digitale Rechnungen und E-Rechnungen allgegenwärtig. Beide Begriffe werden oft synonym verwendet, doch es gibt wesentliche Unterschiede und spezifische Anforderungen, die es zu beachten gilt. In diesem Artikel erläutern wir, was digitale Rechnungen und E-Rechnungen sind, wie sie sich unterscheiden, welche Vorteile sie bieten und welche gesetzlichen Anforderungen sie erfüllen müssen. 

 

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Was ist eine digitale Rechnung? 

Eine digitale Rechnung ist jede Rechnung, die elektronisch erstellt, übermittelt und empfangen wird. Dies umfasst eine Vielzahl von Formaten wie PDF, Word-Dokumente oder andere digitale Dateiformate. Eine digitale Rechnung wird typischerweise per E-Mail verschickt und kann auf einfache Weise mit Hilfe eines Textverarbeitungsprogramms oder spezieller Rechnungssoftware erstellt werden. 

 

Digitale Rechnung: 

• Elektronische Erstellung: Die Rechnung wird digital erstellt, zum Beispiel als PDF oder, im ungünstigen Fall, als Word-Dokument. 

• Elektronische Übermittlung: Sie wird per E-Mail oder über Online-Portale verschickt. 

• Elektronische Archivierung: Sie kann digital gespeichert und bei Bedarf abgerufen werden. 

• Sicherheit: PDF-Dateien können mit digitalen Signaturen versehen werden, um die Authentizität zu gewährleisten. 

 

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung, auch elektronische Rechnung genannt, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Typische Formate sind XML oder spezielle E-Invoicing-Standards wie ZUGFeRD oder XRechnung. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme. 

 

E-Rechnungen: 

• Strukturierte Daten: Sie ermöglichen die automatische Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe. 

• Höhere Anforderungen: E-Rechnungen müssen bestimmten gesetzlichen und technischen Standards entsprechen. 

• Integration: Sie lassen sich leichter in Unternehmenssysteme integrieren. 

 

Gemeinsamkeiten von digitalen Rechnungen und E-Rechnungen 

• Elektronische Übermittlung: Beide Rechnungsarten lassen sich elektronisch verschicken, was Zeit und Kosten spart. 

• Digitaler Nutzen: Sie bieten Vorteile wie Kosteneffizienz, Zeitersparnis und Umweltschutz. 

 

Was ist der Unterschied? 

Während digitale Rechnungen jede elektronisch übermittelte Rechnung umfassen, geht die E-Rechnung einen Schritt weiter. E-Rechnungen sind speziell strukturiert und für die maschinelle Verarbeitung optimiert. Dies macht sie besonders heute bereits im B2G-Bereich (Business-to-Government) wichtig, wo oft gesetzliche Vorschriften bestimmte Formate vorschreiben. Eine einfache PDF-Rechnung könnte in solchen Fällen nicht ausreichen. Ab 2025 gilt dies übrigens auch für den B2B-Bereich. Der Empfang und die Verarbeitung muss dann für Unternehmen ohne vorherige Zustimmung möglich sein. 

 

Rechtliche Akzeptanz: In vielen Ländern gibt es spezifische Vorschriften für E-Rechnungen. Besonders im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Stellen (B2G) sind oft strukturierte Formate vorgeschrieben. Eine PDF-Rechnung könnte hier nicht ausreichen. 

Automatisierung: E-Rechnungen sind für die automatische Verarbeitung optimiert, während digitale Rechnungen sich je nach Programm meist nur manuell bearbeiten lassen. 

Integration: E-Rechnungen lassen sich leichter in ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren, was den Rechnungsbearbeitungsprozess effizienter macht. 

 

Digitale Rechnung vs. E-Rechnung 

	Digitale Rechnung	E-Rechnung
Definition	Elektronisch erstellte und übermittelte Rechnung	Strukturierte, maschinenlesbare elektronische Rechnung
Typische Formate	PDF, Word, Excel	XML, ZUGFeRD, XRechnung
Erstellung	Rechnungssoftware  Vielfach auch Eeinfach mit Textverarbeitungsprogrammen (Achtung nicht GoBD konform)	Erfordert spezielle E-Invoicing-Software
Übermittlung	Per E-Mail, Online-Portale	Per E-Mail, E-Invoicing-Plattformen
Automatisierung	Geringe Automatisierung, manuelle Bearbeitung nötig	Hohe Automatisierung, maschinelle Verarbeitung möglich
Integration in Systeme	Manuelle Eingabe in ERP/Buchhaltungssysteme  OCR Erkennung und Verarbeitung notwendig	Direkte Integration in ERP/Buchhaltungssysteme
Rechtliche Anforderungen	Weniger strikt, allgemeine digitale Anforderungen	Strikte Einhaltung von gesetzlichen und technischen Standards
Anwendungsbereich	B2B, B2C	B2G, B2B (insbesondere bei großen Unternehmen)
Sicherheit	Digitale Signaturen möglich, aber nicht immer genutzt	Digitale Signaturen und Verschlüsselung häufig erforderlich
Kosten	Geringere initiale Kosten	Höhere initiale Investition, aber langfristig kosteneffizient

 

Vorteile von E-Rechnungen 

1. Automatisierte Verarbeitung: Strukturierte Formate ermöglichen die automatische Verarbeitung und Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme, was die Effizienz steigert. 
2. Rechtliche Konformität: Erfüllt strikte gesetzliche Anforderungen, insbesondere im B2G- und bald auch im B2B-Bereich. 
3. Fehlerreduktion: Minimiert manuelle Eingabefehler durch maschinelle Verarbeitung. 
4. Langfristige Kosteneffizienz: Möglicherweise Hhöhere initiale Kosten, sofern die heutige Software kein Update bietet, aber langfristig durch Automatisierung und Effizienzsteigerung kosteneffizienter. 

 

Fazit: Wichtiger Unterschied  

Eine PDF-Rechnung erfüllt die Kriterien einer digitalen Rechnung und ist eine weit verbreitete und anerkannte Methode für die Erstellung und Übermittlung von Rechnungen im elektronischen Format. Sie bietet zahlreiche Vorteile in Bezug auf Effizienz, Kosten und Umweltfreundlichkeit und entspricht den gesetzlichen Anforderungen in vielen Ländern. E-Rechnungen hingegen bieten durch ihre strukturierte Datenverarbeitung und gesetzliche Konformität zusätzliche Vorteile, insbesondere in der automatisierten Rechnungsbearbeitung und im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Stellen. 

 

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