E-Rechnungsverordnung: Neues Gesetz ab 2025 – alle Infos und Zahlen
Die E-Rechnungsverordnung stellt einen wichtigen rechtlichen Rahmen dar, der darauf abzielt, die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung
sowie zwischen Unternehmen zu standardisieren und zu fördern. Dieses Regelwerk, das ursprünglich auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU basiert, konzentrierte sich bisher hauptsächlich auf Transaktionen mit öffentlichen Einrichtungen.
Mit dem Wachstumschancengesetz, das ab dem 1. Januar 2025 wirksam wird, wird die Pflicht zur E-Rechnungsstellung auf alle geschäftlichen Transaktionen ausgeweitet. Diese gesetzliche Änderung zielt darauf ab, die digitalen Prozesse weiter zu standardisieren und die Effizienz über den öffentlichen Sektor hinaus zu erhöhen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, verschickt und empfangen wird. Das bedeutet, dass die Rechnung so gestaltet sein muss, dass eine automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist. Die E-Rechnungen sollen dem europäischen Standard EN 16931 entsprechen, welcher durch Formate wie die XRechnung oder das hybride
ZUGFeRD-Format (ab Version 2.0) erfüllt wird. Letzteres kombiniert ein PDF-Dokument mit einer integrierten XML-Datei. Entscheidend ist hierbei, dass die XML-Datei für die steuerliche Relevanz maßgeblich ist, während das PDF
lediglich zur Ansicht dient.
Was ist keine E-Rechnung?
Eine herkömmliche PDF-Rechnung wird nicht als
E-Rechnung betrachtet. Sie fällt unter den Begriff „Sonstige Rechnungen“. Dazu gehören auch Papierrechnungen und Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, die nicht der EU-Norm entsprechen, wie das EDI-Format EDIFACT.
Was ist die E-Rechnungsverordnung?
Die E-Rechnungsverordnung, die auf europäischer Ebene durch die Richtlinie 2014/55/EU festgelegt wurde, hat das Ziel, die elektronische Rechnungsstellung in der öffentlichen Verwaltung und zwischen Unternehmen zu erleichtern. Diese Richtlinie fordert, dass elektronische Rechnungen in einem einheitlichen Format übermittelt werden, um die Effizienz zu steigern und die Kosten für alle Beteiligten zu senken. In Deutschland wurde dies durch die E Rechnungsverordnung umgesetzt, die die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Aufträge regelt.
Wachstumschancengesetz ab 2025: Pflicht zur E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 wird es in Deutschland eine wichtige Gesetzesänderung geben, die alle Unternehmen im B2B-Bereich betrifft.
Ab diesem Datum sind Unternehmen verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch
auszustellen. Das bedeutet, dass klassische Papierrechnungen oder Rechnungen in
nicht-standardisierten elektronischen Formaten nicht mehr zulässig sein werden.
Für die Umsetzung gibt es jedoch Übergangsfristen:
Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen
"Sonstige Rechnungen" (also PDF, Papier, EDI) weiterhin übermittelt werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt. Kleine
Unternehmen haben eine zusätzliche Schonfrist bis zum 31. Dezember 2027.
Bis zum 31. Dezember 2027 dürfen
EDI-Rechnungen wie EDIFACT weiterhin übermittelt werden, wiederum mit
Zustimmung des Rechnungsempfängers. Papierrechnungen und PDF-Rechnungen
sind ab diesem Zeitpunkt nicht mehr zulässig.
Ab dem 1. Januar 2028 sind die
neuen Anforderungen an die E-Rechnung zwingend einzuhalten. Damit wird
auch ein Steuermeldesystem eingeführt.
Der Vorsteuerabzug: Bedeutung und Problem
Der Vorsteuerabzug ist ein zentrales Element des deutschen Umsatzsteuerrechts. Er erlaubt Unternehmen, die Umsatzsteuer, die sie auf eingekaufte Waren und Dienstleistungen zahlen, als Vorsteuer geltend zu machen und somit von der eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Dieser Abzug ist ein wesentliches Instrument, um die Steuerbelastung für Unternehmen zu reduzieren.
Das Problem entsteht, wenn Unternehmen keine ordnungsgemäßen Rechnungen vorlegen können, die den Anforderungen des
Umsatzsteuergesetzes (§ 14 UStG) entsprechen. Ohne eine gültige E-Rechnung nach
§ 14 UStG-E kann der Rechnungsempfänger nicht den Vorsteuerabzug nach § 15 Abs.
1 Satz 1 Nr. 1 UStG in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass die gezahlte
Vorsteuer nicht zurückerstattet wird, was die Steuerlast des Unternehmens
unnötig erhöht.
Konsequenzen bei Nichtbeachtung
Verlust des Vorsteuerabzugs
Wie oben beschrieben, verliert der Rechnungsempfänger ohne eine ordnungsgemäße E-Rechnung den Anspruch auf Vorsteuerabzug. Das kann zu erheblichen finanziellen Nachteilen führen, da die
gezahlte Umsatzsteuer nicht zurückerstattet wird.
Bußgelder
Unternehmen, die sich nicht an die neuen Vorschriften halten, riskieren Bußgelder. Diese Sanktionen sollen
sicherstellen, dass die gesetzlichen Vorgaben ernst genommen werden.
Effizienzverlust
Durch die Nichtanpassung an die neuen Vorschriften können Unternehmen interne Effizienzverluste erleiden. Elektronische Rechnungen ermöglichen eine schnellere Verarbeitung, reduzieren Fehler und vereinfachen die Buchhaltung.
Rechtliche Streitigkeiten
Die Nichteinhaltung der Vorschriften kann zu rechtlichen Auseinandersetzungen zwischen Geschäftspartnern führen, insbesondere wenn die nicht-konforme Rechnungsstellung zu Verzögerungen oder Fehlern in der
Zahlungsabwicklung führt.
Verschlechterte Geschäftsbeziehungen
Unternehmen, die sich nicht an die E-Rechnungsstandards halten, könnten als weniger zuverlässig angesehen werden. Dies kann zu einem Vertrauensverlust bei Geschäftspartnern und Kunden führen und langfristig Geschäftsbeziehungen
beeinträchtigen.
Ausschluss von öffentlichen Aufträgen
Öffentliche Aufträge erfordern oft die Einhaltung spezifischer Vorschriften, einschließlich der E Rechnungsstellung. Unternehmen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, könnten von der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ausgeschlossen werden.
Verwaltungsaufwand und Kostensteigerungen
Die manuelle Verarbeitung von Rechnungen, die nicht dem E Rechnungsformat entsprechen, kann zu höherem Verwaltungsaufwand und zusätzlichen Kosten führen. Dies umfass potenzielle Strafzahlungen für verspätete Zahlungen aufgrund verzögerter Rechnungsverarbeitung.
Vorsteuerabzug: Verlust berechnen
Um den Vorsteuerabzug zu berechnen, wird die Mehrwertsteuer auf Einkäufe (Vorsteuer) mit der Mehrwertsteuer auf Verkäufe (Umsatzsteuer) verglichen:
Vorsteuer:
Die Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen
auf seine Einkäufe zahlt. Sie wird in der Regel auf der Einkaufsrechnung ausgewiesen. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen Waren im Wert von 1.000 Euro (inklusive 19% MwSt) einkauft, beträgt die Vorsteuer 159,66 Euro.
Umsatzsteuer:
Die Mehrwertsteuer, die ein Unternehmen
auf seine Verkäufe erhebt. Sie wird in der Regel auf der Verkaufsrechnung ausgewiesen. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen Produkte im Wert von 1.500 Euro (inklusive 19% MwSt) verkauft, beträgt die Umsatzsteuer 239,49 Euro.
Vorsteuerabzug:
Die Differenz zwischen der
Umsatzsteuer und der Vorsteuer wird als Zahllast bezeichnet. In dem genannten
Beispiel beträgt der Vorsteuerabzug 239,49 Euro - 159,66 Euro = 79,83 Euro. Dieser Betrag ist an das Finanzamt zu zahlen.
Ab welchem Betrag der Wegfall ins Gewicht fällt:
Absolute Beträge:
Je höher die Ausgaben für
mehrwertsteuerpflichtige Waren und Dienstleistungen, desto größer ist der
potenzielle finanzielle Verlust, wenn der Vorsteuerabzug wegfällt. Für kleinere
Beträge kann der Effekt minimal sein, aber bei großen Transaktionen kann er
signifikant sein.
Prozentsatz des Umsatzes:
Wenn der Anteil der eingekauften Waren und Dienstleistungen im Verhältnis zum Gesamtumsatz hoch ist, wird der Einfluss eines Wegfalls des Vorsteuerabzugs umso stärker spürbar. Unternehmen in kapitalintensiven Branchen, die regelmäßig große Mengen an Vorleistungen einkaufen, sind besonders betroffen.
Branchenspezifische Schwellenwerte:
In manchen Branchen, wie im Großhandel oder in der Fertigungsindustrie, wo die Margen oft
niedrig sind, kann bereits der Wegfall des Vorsteuerabzugs bei relativ geringen
Beträgen signifikante Auswirkungen haben.
Unternehmen, die dies vor allem betrifft:
Großhändler und Importeure:
Diese Unternehmen kaufen
oft große Mengen an Produkten, die dann weiterverkauft werden. Der Vorsteuerabzug ist entscheidend für die Kalkulation ihrer Preise und Profitmargen.
Hersteller:
Produzierende Unternehmen kaufen große
Mengen an Rohmaterialien und Komponenten. Die Möglichkeit, die Mehrwertsteuer
dieser Einkäufe von ihrer Steuerlast abzuziehen, ist wesentlich für ihre Kostenstruktur.
B2B-Dienstleister:
Unternehmen, die Dienstleistungen
für andere Unternehmen erbringen und dabei selbst erhebliche Vorleistungen
einkaufen müssen, würden ebenfalls stark unter dem Wegfall des Vorsteuerabzugs
leiden.
Bauunternehmen:
In der Bauindustrie sind die Kosten
für Material und Subunternehmerleistungen hoch. Ohne Vorsteuerabzug würden sich
die Projektkosten erheblich erhöhen.
Technologieunternehmen:
Diese oft kapitalintensiven
Firmen investieren regelmäßig in teure Ausrüstung und Software, deren Vorsteuer
sie normalerweise abziehen können.
Fazit: Wachstumschancengesetz sorgt für mehr Effizienz
Die Ausweitung der E-Rechnungsverordnung ab 2025 stellt einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen dar. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen soll die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und die Kosten für alle Beteiligten senken.
Für Sie ist es sinnvoll, bereits jetzt mit der Einführung von E-Rechnungen zu beginnen. Dadurch können Sie ihre internen Abläufe effizienter gestalten und Wettbewerbsvorteile sichern. Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung nicht nur verpflichtend sein, sondern sie bietet schon jetzt die Chance, die betriebliche Effizienz zu steigern und die
Buchhaltung zu vereinfachen.
Unternehmen, die sich frühzeitig darauf vorbereiten und die Möglichkeiten der E-Rechnung nutzen, können nicht nur potenzielle Sanktionen vermeiden, sondern auch die Vorteile der digitalen Transformation im Rechnungswesen voll ausschöpfen. Es ist daher ratsam, sich proaktiv mit den Anforderungen und Chancen der E-Rechnungsverordnung auseinanderzusetzen.