Umstellung auf E-Rechnung
Die Umstellung erfolgreich meistern: Wir begleiten Sie!
Die Umstellung auf E-Rechnung ist ein entscheidender Schritt für Unternehmen, um Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und neuerdings gesetzliche Anforderungen zu erfüllen. Ab 2025 sind alle
Unternehmen in Deutschland aufgrund des Wachstumschancengesetzes verpflichtet, E-Rechnungen einzuführen. Dieser Artikel bietet einen umfassenden Überblick über den Umstellungsprozess, von der Bedarfsermittlung bis zur kontinuierlichen Optimierung und Support.
1. Bedarfsermittlung und Planung
Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse
Der erste Schritt zur Umstellung auf E-Rechnungen ist die gründliche Analyse der bestehenden Rechnungsprozesse. Hierbei sollten folgende Fragen geklärt werden:
- Wie werden Rechnungen derzeit erstellt, versendet und verarbeitet?
- Welche Schwachstellen und Ineffizienzen bestehen in den aktuellen Prozessen und welche Prozesse werden zusätzlich gestreift?
- Welche Technologien und Systeme sind bereits im Einsatz und wie können sie in den E-Rechnungsprozess integriert werden?
Anforderungen an das E-Rechnungssystem
Nach der Analyse der bestehenden Prozesse müssen die Anforderungen an das neue E-Rechnungssystem definiert werden. Dazu gehören:
- Integration mit der bestehenden Buchhaltungssoftware
- Unterstützte Formate der E-Rechnungen (z. B. XML, ZUGFeRD ab Version 2.0.1, XRechnung)
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie der GoBD in Deutschland
- Benutzerfreundlichkeit und Schulungsbedarf für das Team
2. Softwareauswahl
Auswahl der geeigneten Software oder Plattform
Die Wahl der richtigen Software ist entscheidend für den Erfolg der Umstellung. Beliebte Optionen für die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen sind:
- DATEV: Eine umfassende Lösung, die speziell für die Anforderungen deutscher Unternehmen entwickelt wurde.
- Lexware: Bietet eine benutzerfreundliche Oberfläche und umfangreiche Funktionen für kleine und mittelständische Unternehmen.
- Cloudbasierte Lösungen wie Billomat, Docs365 oder sevDesk: Diese bieten Flexibilität und können leicht skaliert werden.
Gesetzliche Anforderungen beachten
Stellen Sie sicher, dass die ausgewählte Software alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. In Deutschland sind dies insbesondere die GoBD und die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Überprüfen Sie, ob die Software regelmäßig aktualisiert wird, um neuen gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden.
3. Schulung und Einrichtung
Schulung des Teams
Bevor die Software vollständig implementiert wird, ist es wichtig, dass das Team im Umgang mit der neuen Technologie geschult wird. Dies kann erfolgen durch:
- Interne Workshops und Schulungen
- Online-Kurse und Webinare
- Unterstützung durch den Softwareanbieter
Einrichtung der Software
Die Einrichtung der Software umfasst:
- Konfiguration der Firmendaten und Vorlagen
- Integration der notwendigen Schnittstellen zur bestehenden Buchhaltungssoftware
- Einrichtung von Benutzerkonten und Zugriffsrechten
4. Kunden informieren
Information und Zustimmung der Kunden
Ihre Kunden müssen über die Umstellung auf E-Rechnungen informiert werden. Dies kann umgesetzt werden durch:
- Direktkommunikation per E-Mail oder Brief
- Informationen auf Ihrer Website
- Einholung der Zustimmung, falls erforderlich
Sicherstellen der Empfangsfähigkeit
Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies kann durch Testläufe und Feedbackschleifen geschehen.
5. Testphase
Durchführung einer Testphase
Bevor die Umstellung offiziell startet, sollte eine Testphase durchgeführt werden. Diese umfasst:
- Versenden von Testrechnungen an ausgewählte Kunden
- Einholen von Feedback und Beseitigen von Problemen
- Sicherstellen, dass die Rechnungen korrekt empfangen und verarbeitet werden
6. Umstellung
Offizielle Umstellung
Nach erfolgreicher Testphase kann die offizielle Umstellung beginnen. Dies umfasst:
- Versenden aller neuen Rechnungen in elektronischer Form
- Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und revisionssichere Speicherung der Rechnungen
7. Optimierung und Support
Überwachung und Optimierung
Auch nach der Umstellung ist es wichtig, den neuen Prozess kontinuierlich zu überwachen und zu optimieren. Dies funktioniert beispielsweise durch:
- Regelmäßige Überprüfung der Systemleistung und -effizienz
- Einholen von Feedback von Mitarbeitern und Kunden
- Implementierung von Verbesserungen basierend auf den gesammelten Daten
Supportplan
Stellen Sie sicher, dass Sie einen Supportplan haben, um eventuelle Probleme schnell zu lösen. Dies kann erreicht werden durch:
- Ein internes Support-Team
- Externe Unterstützung durch den Softwareanbieter
- Regelmäßige Updates und Wartungen der Software
Umstellung auf E-Rechnung: Was sind die Vorteile?
E-Rechnungen unterscheiden sich von einfachen PDF-Rechnungen durch ihre Strukturierung und gesetzliche Konformität. Sie werden in Formaten wie XML (z. B. ZUGFeRD, XRechnung) oder EDI (Electronic Data Interchange) erstellt und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung. Diese Formate stellen sicher, dass E-Rechnungen gesetzliche Anforderungen erfüllen, einschließlich der Echtheit der Herkunft und der Unversehrtheit des Inhalts. E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile, darunter:
Kostenersparnis:
Durch die Reduzierung von Druck-, Versand- und Lagerkosten sowie den geringeren manuellen Aufwand.
Schnellere Verarbeitung:
Beschleunigte Erstellung, Versand und Verarbeitung der Rechnungen.
Fehlerreduktion:
Automatisierte Systeme minimieren das Risiko menschlicher Fehler.
Umweltfreundlichkeit:
Weniger Papierverbrauch und geringere Umweltbelastung.
Bessere Nachverfolgbarkeit und Archivierung:
Elektronische Systeme erleichtern die Nachverfolgung und Archivierung von Rechnungen.
Umstellung auf E-Rechnung: Gesetzliche Anforderungen und Standards
Gesetzliche Anforderungen
Ab 2025 sind alle Unternehmen aufgrund des Wachstumschancengesetzes verpflichtet, E-Rechnungen einzuführen. Das Wachstumschancengesetz zielt darauf ab, die Digitalisierung und Effizienz von Geschäftsprozessen in Unternehmen zu fördern. Dies bedeutet, dass ab diesem Zeitpunkt alle Rechnungen in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt und verarbeitet werden müssen. Diese gesetzliche Vorgabe soll die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Finanztransaktionen verbessern und gleichzeitig die administrative Belastung für Unternehmen reduzieren.
Die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung bringt verschiedene Vorteile mit sich, wie z. B. die Verringerung von Fehlern, die schnellere Bearbeitung von Rechnungen und die Reduzierung von Papierkosten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssysteme kompatibel mit den geforderten E-Rechnungsformaten sind und dass alle rechtlichen und technischen Anforderungen erfüllt werden. Dies beinhaltet auch die Sicherheit der Datenübertragung und die revisionssichere Archivierung der Rechnungen.
Beispiele für E-Rechnungsformate
- ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl ein lesbares PDF als auch ein strukturiertes XML enthält.
- XRechnung: Ein standardisiertes XML-Format, das in Deutschland vor allem im öffentlichen Sektor verwendet wird.
- EDI: Ein weit verbreitetes Format für den elektronischen Datenaustausch zwischen Unternehmen (Hierzu jedoch bitte beachten, dass hier ab 2028 strengere Vorschriften gelten).
Umstellung auf E-Rechnung: Reicht eine PDF aus?
Ein einfaches PDF-Dokument reicht nicht aus, um den gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen zu genügen, insbesondere nach der Einführung des Wachstumschancengesetzes im Jahr 2025.
| Kriterium | PDF-Rechnung | Strukturierte E-Rechnung |
|---|---|---|
| Format | Unstrukturiertes, visuelles Format | Strukturiertes, maschinenlesbares Format |
| Automatisierte Verarbeitung | Manuell oder OCR-basiert, fehleranfällig | Vollständig automatisiert, geringer Fehleraufwand |
| Gesetzliche Anforderungen | Erfüllt nicht immer gesetzliche Anforderungen | Erfüllt gesetzliche Anforderungen |
| Echtheit und Unversehrtheit | Kann digital signiert werden | Integrierte Sicherheitsmechanismen, standardisiert |
| Integration in Systeme | Erfordert manuelle Eingabe oder OCR | Nahtlose Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme |
| Verarbeitungszeit | Langsam, zeitaufwendig | Schnell, effizient |
| Fehleranfälligkeit | Hoch durch manuelle Eingabe | Niedrig durch automatisierte Verarbeitung |
| Kosten | Geringere Versandkosten als Papier, aber höherer manueller Aufwand | Niedrige Gesamtkosten durch Automatisierung |
| Umweltauswirkungen | Reduzierter Papierverbrauch, aber noch vorhanden | Minimierter Papierverbrauch, umweltfreundlicher |
Was passiert, wenn ich die E-Rechnung nicht einführe?
Gesetzliche Konsequenzen
- Nichteinhaltung gesetzlicher Anforderungen: Ab 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen zu verwenden. Die Nichteinhaltung kann rechtliche Probleme oder Strafen nach sich ziehen.
- Steuerliche Anforderungen: Viele Länder haben steuerliche Anforderungen an die Rechnungsstellung, die durch E-Rechnungen leichter erfüllt werden können.
Wettbewerbsnachteil
- Effizienzverluste: Unternehmen, die auf E-Rechnungen umstellen, können ihre Prozesse effizienter gestalten. Wer nicht umstellt, könnte im Vergleich zu Mitbewerbern einen Effizienz- und Kostennachteil haben.
- Kundenanforderungen: Immer mehr Unternehmen verlangen von ihren Lieferanten die Verwendung von E-Rechnungen. Ohne Umstellung könnten Aufträge verloren gehen oder neue Kunden schwerer gewonnen werden.
Höhere Kosten und Fehleranfälligkeit
- Manueller Aufwand: Ohne E-Rechnungen bleibt der manuelle Aufwand hoch, was die Kosten erhöht und die Fehleranfälligkeit steigert.
- Papierkosten: Auch bei der Nutzung von PDF-Rechnungen könnten Papierkosten anfallen, was zusätzliche Kosten verursacht.
Verzögerte Zahlungen
- Langsame Verarbeitung: Manuelle Prozesse sind langsamer als automatisierte Systeme, was zu Verzögerungen bei der Rechnungsverarbeitung und den Zahlungen führen kann.
- Fehler bei der Dateneingabe: Manuelle Eingaben können zu Fehlern führen, die die Rechnungsverarbeitung und Zahlung weiter verzögern.
Umweltbelastung
- Papierverbrauch: Die Verwendung von Papierrechnungen trägt zur Umweltbelastung bei, was in Zeiten steigender Umweltbewusstheit negativ wahrgenommen werden kann.
Pflichtangaben einer E-Rechnung
Eine E-Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, um rechtlichen Anforderungen zu genügen und die korrekte Verarbeitung sicherzustellen. Diese Angaben können je nach Land variieren, sollten aber im Allgemeinen folgende Informationen enthalten:
Rechnungssteller (Anbieter)
- Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
- Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Kontaktdaten (Telefon, E-Mail)
Rechnungsempfänger (Kunde)
- Vollständiger Name und Anschrift des Kunden
- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls vorhanden)
Rechnungsdaten
- Eindeutige Rechnungsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Liefer- oder Leistungsdatum bzw. Leistungszeitraum
Leistungsbeschreibung
- Genaue Bezeichnung und Menge der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen
- Einzelpreise und Gesamtpreis der einzelnen Positionen
- Nettobetrag der Rechnung
Beträge und Steuern
- Gesamtbetrag der Rechnung (Nettobetrag)
- Anzuwendender Steuersatz (z. B. Mehrwertsteuer)
- Steuerbetrag
- Gesamtbetrag der Rechnung inklusive Steuern (Bruttobetrag)
Zahlungsinformationen
- Bankverbindung des Rechnungsstellers (IBAN, BIC)
- Zahlungsbedingungen (z. B. Zahlungsziel, Skonti)
Rechtliche Hinweise
- Hinweis auf Steuerbefreiung (falls zutreffend)
- Pflichtangaben nach nationalem Recht (z. B. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht)
Technische Anforderungen für E-Rechnungen
- 1. Maschinenlesbares Format: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten
Format vorliegen (z. B. XML oder XML und PDF kombiniert), das die
automatische Verarbeitung ermöglicht. - 2. Sicherheitsanforderungen: E-Rechnungen müssen sicher übertragen
werden, um die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit bzw.
Unveränderbarkeit des Inhalts zu gewährleisten (z. B. digitale Signaturen,
Verschlüsselung). - 3. Kompatibilität: Die E-Rechnung muss mit den gängigen Buchhaltungs- und
ERP-Systemen kompatibel sein.
Übergang bis 2027
Bis Ende 2027 ist es erlaubt, anstelle einer E-Rechnung auch
eine andere elektronische Rechnungsform zu verwenden, sofern diese per
elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird (gemäß Artikel 2 der
Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen
Aspekte des elektronischen Datenaustauschs, ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98).
Dies setzt die Zustimmung des Empfängers voraus.
Strikte Einhaltung ab 2028
Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen an
E-Rechnungen und deren Übermittlung strikt eingehalten werden. Dies bedeutet,
dass etablierte Verfahren wie EDI nicht mehr verwendet werden dürfen, sofern
sie nicht den neuen Standards entsprechen.
Unterstützung durch Skalice bei der Umstellung auf E-Rechnung
Die Umstellung auf E-Rechnungen kann komplex und zeitaufwendig sein. Als Agentur für Automatisierung bietet Skalice umfassende Unterstützung, um diesen Prozess reibungslos und effizient zu gestalten.Marktüberblick und Recherche
Unsere Unterstützung:- Wir übernehmen die umfangreiche Recherche zu verfügbaren E-Rechnungslösungen und -plattformen, um Ihnen Zeit und Aufwand zu ersparen.
- Unser Team analysiert aktuelle Markttrends und Anforderungen, sodass Sie stets über die neuesten Entwicklungen informiert sind.
Anforderungsabgleich und Beratung
Unsere Unterstützung:- Gemeinsam mit Ihnen ermitteln wir Ihre spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse, um die passende E-Rechnungslösung zu finden.
- Wir vergleichen Ihre Anforderungen mit den verfügbaren Lösungen und identifizieren die optimale Software oder Plattform, die Ihre Geschäftsprozesse am besten unterstützt.
Unabhängiger Marktüberblick
Unsere Unterstützung:- Als unabhängige Agentur bieten wir einen objektiven Überblick über verschiedene Anbieter und Lösungen, ohne an bestimmte Produkte gebunden zu sein.
- Wir stellen sicher, dass Sie eine Lösung wählen, die nicht nur kosteneffizient, sondern auch zukunftssicher und anpassungsfähig ist.
Implementierung und Integration
Unsere Unterstützung:- Skalice begleitet Sie bei der Implementierung der E-Rechnungslösung und sorgt für eine nahtlose Integration in Ihre bestehenden Systeme.
Optimierung Ihrer Abläufe
Unsere Unterstützung:- Wir analysieren Ihre aktuellen Abläufe und identifizieren Optimierungspotenziale, um die Effizienz zu steigern und Kosten zu senken. Auch über die reinen Rechnungsprozesse hinaus.
- Durch den Einsatz modernster Automatisierungstechniken helfen wir Ihnen, manuelle Prozesse zu reduzieren und die Genauigkeit der Rechnungsverarbeitung zu erhöhen.
Kontinuierliche Unterstützung und Anpassung
Unsere Unterstützung:- Auch nach der Implementierung stehen wir Ihnen mit kontinuierlichem Support und Beratung zur Seite.
- Wir helfen Ihnen, die Lösung an sich ändernde Anforderungen und Vorgaben anzupassen, um stets konform und effizient zu bleiben.