Die Zeit rennt! Ab dem 1. Januar 2025 wird es für alle Unternehmen in Deutschland verpflichtend, die E-Rechnung im B2B-Bereich empfangen zu können. Diese Neuerung ist Teil des Wachstumschancengesetzes, das im März 2024 verabschiedet wurde, und zielt darauf ab, die Effizienz und Transparenz im Geschäftsverkehr zu erhöhen sowie den Umsatzsteuerbetrug einzudämmen.
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Die wichtigsten Fragen:
Warum wird die E-Rechnung verpflichtend?
Die Einführung der E-Rechnung ist ein Schritt im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission. Diese Initiative plant ein elektronisches Umsatzsteuer-Meldesystem, das durch die Daten der E-Rechnung gespeist werden soll. E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung und eine einfachere Verwaltung von Umsatzsteuerdaten, was sowohl den Unternehmen als auch den Finanzbehörden zugutekommt.
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie entspricht der europäischen Norm EN 16931. Diese Norm stellt sicher, dass alle wichtigen Informationen der Rechnung in einem einheitlichen Format vorliegen, das von Computersystemen leicht verarbeitet werden kann. Dies unterscheidet sich von herkömmlichen Rechnungen, die in Papierform oder als einfache PDF-Dateien vorliegen können.
Was ändert sich für Unternehmen?
Mit der Einführung der E-Rechnung wird ab 2025 zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Eine elektronische Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme in der Lage sind, solche Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren.
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Übergangsfristen und Ausnahmen
Der Gesetzgeber hat Übergangsfristen vorgesehen, um den Unternehmen die Umstellung zu erleichtern. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über die Verpflichtungen zum Empfang von E-Rechnungen ab 2025:
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Jahr |
Verpflichtung zum Empfang von E-Rechnungen |
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2025 |
Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies betrifft auch Unternehmen, die hauptsächlich mit Privatkunden arbeiten oder Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuerausweis.
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2026 |
Alle Unternehmen müssen weiterhin in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Papierrechnungen und nicht strukturierte elektronische Rechnungen (z.B. PDF) können mit Zustimmung des Empfängers weiterhin verwendet werden.
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2027 |
Die Verpflichtung bleibt bestehen, alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro können weiterhin Papierrechnungen und nicht strukturierte elektronische Rechnungen verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt.
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2028 |
Ab diesem Jahr müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu versenden, da keine Ausnahmen mehr gelten. Dies gilt unabhängig vom Umsatz des Unternehmens. Alle Rechnungen im B2B-Bereich müssen in einem strukturierten elektronischen Format übermittelt werden. |
Anforderungen an den Rechnungsempfang
- Technische Voraussetzungen: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme kompatibel mit den strukturierten elektronischen Formaten sind, die den europäischen Normen entsprechen. Ein E-Mail-Postfach dürfte zunächst ausreichend sein, jedoch müssen die Rechnungen in ein revisionssicheres Archivierungssystem integriert werden.
- Übergangsregelungen: Bis Ende 2026 können Papierrechnungen und nicht strukturierte elektronische Rechnungen weiterhin verwendet werden, wenn der Empfänger zustimmt. Für kleinere Unternehmen (Umsatz < 800.000 Euro) gilt diese Regelung für die Ausgangsrechnung bis Ende 2027.
- Keine Zustimmung erforderlich: Ab 2025 ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers für den Empfang von E-Rechnungen nicht mehr erforderlich, sofern diese den gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Die Zustimmung ist nur noch für Papierrechnungen und nicht strukturierte elektronische Rechnungen notwendig.
Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise
Nicht in jedem Fall ist die Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtend. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise können weiterhin als "sonstige Rechnungen" im oben genannten Sinne übermittelt werden, also beispielsweise in Papierform.
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Was müssen Unternehmen konkret tun?
- Überprüfen Sie Ihre aktuelle Software
Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Diese Rechnungen müssen in einem speziellen strukturierten Format vorliegen, das von Computern leicht verarbeitet werden kann.
- Technische Voraussetzungen schaffen
Falls Ihre aktuelle Software nicht kompatibel ist, müssen Sie ein Update durchführen oder eine neue Software einführen, die E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format empfangen kann. Ein E-Mail-Postfach reicht für den Empfang von E-Rechnungen zunächst aus, jedoch müssen diese Rechnungen in ein revisionssicheres Archivierungssystem integriert werden.
- Revisionssichere Archivierung
Richten Sie ein System zur revisionssicheren Archivierung ein. Das bedeutet, dass die E-Rechnungen so gespeichert werden, dass sie später nicht mehr verändert werden können und jederzeit abrufbar sind.
- Mitarbeiter schulen
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen. Stellen Sie sicher, dass sie wissen, wie diese empfangen, verarbeitet und archiviert werden müssen.
- Prozesse überprüfen und anpassen
Überprüfen Sie Ihre internen Geschäftsprozesse. Stellen Sie sicher, dass der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen reibungslos in Ihren täglichen Arbeitsablauf integriert sind.
- Zustimmung des Rechnungsempfängers
Ab 2025 benötigen Sie keine Zustimmung des Empfängers mehr, um E-Rechnungen zu verschicken oder zu empfangen, sofern diese den neuen gesetzlichen Vorgaben entsprechen. Die Zustimmung ist nur noch für Papierrechnungen und nicht strukturierte elektronische Rechnungen (z.B. PDFs) notwendig.
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