Digitalisierung in KMU: In vielen Betrieben – so auch in der Heizungs- und Klima-Branche – steht die digitale Transformation ganz oben auf der Agenda. Die Firma Wallraff aus Münster hat sich deshalb zum Ziel gesetzt, analoge Prozesse durchgängig zu digitalisieren, um effizienter zu arbeiten und Kunden besser zu bedienen. Tatsächlich gehören digitale Hilfsmittel im Handwerk heute schon zum Alltag – das Smartphone ist für Monteure mittlerweile genauso wichtig wie Schraubendreher und Rohrzange. Dennoch führen teilweise analoge Abläufe oft zu Medienbrüchen, lückenhafter Dokumentation und Zeitverzögerungen im Betriebsalltag.
Ausgangssituation und Zielsetzung
Bei Wallraff fanden Geschäftsprozesse teils analog, teils digital statt. Angebote und Berichte wurden teilweise noch auf Papier erfasst, während andere Arbeitsschritte bereits am Computer dokumentiert wurden. Diese Mischung führte zu Medienbrüchen: Informationen gingen verloren oder mussten doppelt erfasst werden, was eine unvollständige Dokumentation zur Folge hatte. Zusätzlich entstanden Zeitverzögerungen, weil Daten von Papier erst manuell ins System übertragen werden mussten.
Was ist ein Medienbruch?
Ein Medienbruch bezeichnet in der Informationsverarbeitung und in Geschäftsprozessen den Wechsel von einem Medium in ein anderes, insbesondere wenn dieser Wechsel manuell erfolgt und nicht automatisiert ist. Das führt häufig zu Verzögerungen, Fehleranfälligkeit und Informationsverlust.
Die Zielsetzung war klar definiert: Es sollte eine durchgängige digitale Lösung geschaffen werden, um solche Brüche zu beseitigen. Konkret plante man, eine vollständig digitale Zeiterfassung einzuführen und die Baustellendokumentation digital abzuwickeln. Monteure sollten ihre Arbeitszeiten und Tätigkeiten direkt vor Ort erfassen können, ohne späteren Papierkram. In einem nächsten Schritt war zudem eine digitale Kundenakte vorgesehen, um Wartungs- und Serviceinformationen je Kunde zentral verfügbar zu machen.
Lösungsschritte auf dem Weg zur Digitalisierung in KMU
1. Analyse & Grobkonzept:
Zunächst stand eine gründliche Bestandsaufnahme aller Arbeitsabläufe an. Jeder Schritt – vom Auftragseingang über die Durchführung auf der Baustelle bis zur Abrechnung – wurde erfasst und auf Optimierungspotenziale geprüft. Daraus entstand ein Grobkonzept mit den Anforderungen an die neue Softwarelösung. Wichtig war, dass die Software alle relevanten Prozesse abbilden kann und Schnittstellen zu bereits genutzten Systemen bietet.
2. Organisationsstruktur & Hardware:
Parallel zur Software-Planung wurde die Organisationsstruktur überprüft. Arbeitsplätze im Büro wurden für digitale Workflows vorbereitet und es wurde entschieden, mobile Endgeräte in den Arbeitsalltag zu integrieren. Für Monteure im Außendienst bedeutete das die Einführung von Tablets, damit sie vor Ort auf Baustellen Daten eingeben und abrufen können.
3. Softwarekonzept:
Auf Basis der Analyse wurde ein detailliertes Pflichtenheft (Anforderungskatalog) erstellt. Darin definierte der Betrieb, welche Funktionen die ERP-Software und eventuelle Zusatz-Apps abdecken müssen – von der Zeiterfassung über die Auftragsverwaltung bis zur Dokumentation. Dabei stellte sich eine zentrale Frage: Sollte man die vorhandene Handwerkersoftware erweitern oder ist eine komplette Neuentwicklung notwendig?
4. ERP-Lösung
Nach eingehender Prüfung fiel die Entscheidung gegen eine Neuanschaffung – denn: Die bestehende ERP-Lösung ließ sich anpassen und funktional erweitern. Gemeinsam mit dem Softwareanbieter wurde die Lösung so konfiguriert, dass alle Anforderungen aus dem Pflichtenheft erfüllt werden konnten. Dies sparte nicht nur Zeit und Kosten bei der Einführung, sondern erleichterte auch die Akzeptanz im Team, da bekannte Bedienstrukturen erhalten blieben.
5. Passende App
Die Entscheidung fiel somit bewusst zugunsten der Weiterentwicklung der vorhandenen Software. Ergänzt durch eine passende App-Unterstützung entstand ein System, das sowohl stationär im Büro als auch mobil auf der Baustelle eingesetzt werden kann. Wichtig war zudem, dass die Lösung cloudfähig ist, um auch in Zukunft flexibel und ortsunabhängig arbeiten zu können.
6. Technische Umsetzung:
Nachdem Software und Hardware feststanden, folgte die eigentliche Implementation. Die ausgewählte ERP-Lösung wurde auf dem Server bzw. in der Cloud eingerichtet und an die Bedürfnisse des Betriebs angepasst. Tablets wurden in das System eingebunden, sodass die Monteure im Feld direkt auf Auftragsdaten zugreifen und ihre Zeiten erfassen konnten. Für die Büromitarbeiter installierte man Zeiterfassungsterminals, an denen sicA rbeitsbeginn und -ende digital per Chip oder Code erfassen lassen. Alle Geräte und Anwendungen wurden miteinander vernetzt. Zum Abschluss gab es Schulungen für das gesamte Team, um den Umgang mit den neuen digitalen Werkzeugen zu trainieren.
Der Weg zur Digitalisierung: Welche Technologien wurden eingesetzt?
- ERP-Software:
Eine leistungsfähige Handwerks-ERP übernimmt die Koordination aller Aufträge. Vom Büro bis zur Baustelle sind nun alle auf dem gleichen Stand. Im Büro dient ein großer Monitor als Einsicht in das digitale Auftragsboard, sodass der Innendienst die aktuellen Projekte und deren Status laufend im Blick hat. Gleichzeitig können die Mitarbeiter im Außendienst via Tablet die für sie zugewiesenen Aufträge einsehen. Alle Daten liegen zentral im ERP-System, was Transparenz schafft und Doppelarbeit vermeidet.
- Digitale Zeiterfassung:
Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt nun durchgängig digital. Monteure melden auf der Baustelle Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausen einfach per Tablet-App. Im Büro wurden stationäre Zeitterminals installiert, an denen sich Mitarbeiter per Transponder oder Eingabe ein- und ausbuchen. Diese Zeiten fließen automatisch ins ERP-System ein. Dadurch entfällt das händische Ausfüllen von Stundenzetteln und die Übertragung ins System. Die Arbeitszeiten sind sofort digital verfügbar und lassen sich zeitnah abrechnen.
- Mobile Datenerfassung:
Sämtliche relevanten Auftragsdaten lassen sich mobil erfassen. Von der Baustellendokumentation (etwa Bautagebuch, Fotos von Arbeitsfortschritten oder Mängeln) über die Ressourcenplanung bis hin zur digitalen Checkliste für Wartungen nutzen die Mitarbeiter Apps auf ihren Tablets. So werden Informationen dort festgehalten, wo sie entstehen – direkt vor Ort. Papierformulare entfallen, was Fehler und Verzögerungen reduziert. Die Daten stehen in Echtzeit auch dem Innendienst zur Verfügung, etwa um schneller Ersatzteile zu bestellen oder Kunden über den Fortschritt zu informieren.
- MDM-System (Mobile Device Management):
Da vermehrt Tablets und mobile Geräte im Einsatz sind, wurde ein zentrales Mobile-Device-Management-System eingeführt. Dieses ermöglicht der IT-Abteilung, alle Geräte zentral zu verwalten und abzusichern. Einstellungen, App-Updates und Sicherheitsrichtlinien werden über das MDM ausgerollt, sodass jedes Tablet den gleichen, geschützten Softwarestand hat. Gehen Geräte verloren, lassen diese sich aus der Ferne sperren oder löschen. Dadurch bleibt die Firmen- und Kundendatenbasis sicher, und der Wartungsaufwand für die Geräte sinkt.
Was ist der wirtschaftliche Nutzen der Digitalisierung für KMU?
Die Investition in Digitalisierung in KMU typischer Prozesse macht sich für den Betrieb bereits bezahlt. Die Umstellung auf digitale Abläufe bringt mehrere handfeste Vorteile:
1. Effizienzsteigerung
Durch digitale Prozesse läuft alles schneller und reibungsloser ab. Zum Beispiel vergeht nun deutlich weniger Zeit zwischen der erbrachten Leistung und der Rechnungsstellung. Früher mussten Stundenzettel eingesammelt und manuell in die Buchhaltung überführt werden – jetzt sind die Zeiten sofort im System und abrechnungsfertig. Insgesamt können Aufträge schneller abgeschlossen und abgerechnet werden, was die Liquidität verbessert. Wie ein Fachartikel berichtet, profitieren Handwerker durch konsequente Digitalisierung von schnelleren Unternehmensprozessen, da Routineaufgaben automatisiert weniger Zeit beanspruchen.
2. Produktivitätsgewinn
Weil doppelte Datenerfassungen und Papierdokumentationen entfallen, spart das Team täglich Zeit. Monteure können mehr Zeit ihren eigentlichen Aufgaben widmen, statt Formulare auszufüllen. Gleichzeitig verringern sich Fehler durch unleserliche handschriftliche Notizen. Die Kommunikation zwischen Innen- und Außendienst läuft über das System, sodass weniger Rückfragen nötig sind. Dokumente oder Infos müssen nicht mehr gesucht werden – Papierordner und Zettelwirtschaft gehören der Vergangenheit an. Dieses Plus an Produktivität ermöglicht es, entweder mehr Aufträge in gleicher Zeit anzunehmen oder bestehende mit weniger Überstunden zu bewältigen.
3. Zukunftssicherheit
Die digitale Aufrüstung schafft eine Grundlage für weitere Entwicklungen. Zum einen ist der Betrieb für junge, technikaffine Fachkräfte attraktiver, da moderne Arbeitsmittel vorhanden sind. Zum anderen lassen sich später zusätzliche digitale Geschäftsmodelle integrieren. Schon jetzt sind verbesserte Serviceleistungen möglich: Kunden profitieren etwa von schnellerer Rückmeldung und transparenten digitalen Berichten zu ihren Projekten. Perspektivisch sind auch Funktionen wie Online-Terminbuchungen oder Fernüberwachung von Anlagen denkbar, was den Service weiter verbessert und die Kundenbindung stärkt. Die getroffenen Maßnahmen sichern so die Wettbewerbsfähigkeit und Zukunft des Betriebs in einer zunehmend digitalen Branche.
4. Team-Einbindung
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor war die volle Einbindung des Mitarbeiterteams. Alle Beschäftigten – vom Monteur bis zur Bürokraft – zogen bei der Einführung der neuen Systeme an einem Strang. Sie nutzten die digitalen Tools konsequent im Arbeitsalltag, wodurch die Vorteile überhaupt erst zum Tragen kommen konnten. Change-Management und Schulungen zahlten sich hier aus. Das Beispiel zeigt: Technik allein steigert keine Produktivität, erst die Akzeptanz und aktive Nutzung durch das Team entfalten den vollen Nutzen.
Fazit: Digitalisierung in KMU
Der Weg zur Digitalisierung in KMU erfordert zwar einen höheren initialen Aufwand, zahlt sich jedoch deutlich aus. Im Fall des Münsteraner Betriebs Wallraff mussten zunächst die IT-Infrastruktur ausgebaut, passende Software recherchiert und Mitarbeiter geschult werden. Auch sind noch nicht alle alten Papierdokumente vollständig digitalisiert, sodass für einen Übergangszeitraum analoges Archiv und digitale Daten parallel existieren. Dennoch überwiegen bereits jetzt die positiven Effekte:
Die Abläufe sind beschleunigt, Fehlerquellen reduziert und die Kundenbindung steigt durch einen professionelleren Service. Zwar ist die Vision einer vollständig cloudbasierten, papierlosen Organisation noch nicht zu 100 % erreicht, aber die Grundlage dafür ist gelegt. Insgesamt zeigt dieses Fallbeispiel, dass Digitalisierung auch im traditionellen SHK-Handwerk praktikabel ist und erhebliche Potenziale für Effizienz und Wachstum bietet – vorausgesetzt, man geht sie strukturiert an und nimmt das gesamte Team auf die Reise mit.
