Die Archivierung von E-Rechnungen ist ein essenzieller Bestandteil einer gesetzeskonformen und effizienten Buchhaltung. Unternehmen und Selbstständige sind verpflichtet, elektronische Rechnungen über mehrere Jahre hinweg aufzubewahren, um steuerliche und rechtliche Anforderungen zu erfüllen. Gleichzeitig bietet die digitale Archivierung zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinausgehen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Anforderungen Sie beachten müssen, welche Systeme sich eignen und wie Sie langfristig von der digitalen Archivierung profitieren können.

E-Rechnungen archivieren: Aufbewahrungspflichten und Fristen

E-Rechnungen unterliegen in Deutschland klar geregelten Aufbewahrungsfristen. Nach der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) müssen Sie elektronische Rechnungen für einen Zeitraum von bis zu zehn Jahren aufbewahren. Ab 2025 wird diese Frist durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV auf acht Jahre reduziert. Die Frist beginnt jeweils am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung empfangen wurde. Wenn Sie beispielsweise eine Rechnung am 1. Februar 2023 erhalten haben, müssen Sie diese bis zum 31. Dezember 2033 archivieren.

Wichtig ist, dass alle Dokumente auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist so lange verfügbar bleiben, bis steuerrechtliche Prüfungen abgeschlossen sind. Ein frühzeitiges Löschen kann sonst zu erheblichen Problemen führen.

Revisionssicherheit

Ein zentrales Kriterium für die korrekte Archivierung von E-Rechnungen ist die Revisionssicherheit. Diese stellt sicher, dass die archivierten Daten manipulationssicher, nachvollziehbar und jederzeit zugänglich bleiben. Revisionssichere Archivierungssysteme müssen folgende Anforderungen erfüllen:

• Unveränderlichkeit: Die Rechnungen dürfen nach der Archivierung nicht mehr verändert werden können.
• Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit: Jede Änderung muss lückenlos dokumentiert werden.
• Maschinelle Lesbarkeit und Verfügbarkeit: E-Rechnungen müssen in einem Format archiviert werden, das auch in Zukunft problemlos gelesen werden kann, wie etwa PDF/A oder XML.

Ein revisionssicheres Archiv hilft Ihnen, die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten und schafft gleichzeitig Transparenz in Ihren Prozessen.

Speicherort und Medium

Die Frage, wo und wie Rechnungen gespeichert werden, ist ebenfalls entscheidend. E-Rechnungen müssen digital archiviert werden – ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus. Hinsichtlich des Speicherorts ist die Speicherung innerhalb der Europäischen Union zulässig, allerdings müssen Sie das Finanzamt über den genauen Ort der Datenablage informieren.

Anforderungen an Archivsysteme

Damit Sie die gesetzlichen Vorgaben einhalten können, sollte Ihr Archivsystem bestimmten Anforderungen genügen. Zu den wichtigsten Kriterien gehören:

• GoBD-Konformität: Systeme sollten den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen und im Idealfall nach Standards wie IDW PS 880 zertifiziert sein.
• Datenschutz: Die Archivierung muss DSGVO-konform erfolgen, sodass der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet ist.
• Langfristige Verfügbarkeit: Die gespeicherten Daten müssen über den gesamten Aufbewahrungszeitraum abrufbar bleiben.
• Suchfunktionen: Ein gutes Archivsystem ermöglicht eine effiziente Suche, sodass Rechnungen schnell gefunden werden können.
• Interoperabilität: Moderne Systeme bieten Schnittstellen wie CMIS, um eine reibungslose Integration in andere Software zu ermöglichen.

Empfohlene Archivierungsverfahren

Je nach technischer Infrastruktur und individuellen Bedürfnissen bieten sich unterschiedliche Archivierungslösungen an:

• Lokale Speicherung: Bei dieser Variante speichern Sie Rechnungen auf internen Servern in Ihrem Unternehmen. Regelmäßige Backups sind hier essenziell.
• Cloud-Speicherung: Diese Option ist zulässig, sofern der Anbieter die Daten auf Servern innerhalb der EU speichert und GoBD-Anforderungen erfüllt.
• Kombinierte Lösungen: Besonders effizient sind Systeme, die Rechnungsverarbeitung und revisionssichere Archivierung kombinieren.

Vorteile der digitalen Archivierung

Die digitale Archivierung bietet Ihnen nicht nur Sicherheit und Gesetzeskonformität, sondern auch eine Vielzahl an Vorteilen:

• Sie sparen Platz, da keine physischen Aktenordner mehr benötigt werden.
• Durch effiziente Suchfunktionen finden Sie Rechnungen in Sekundenbruchteilen, was Ihnen viel Zeit erspart.
• Sie erhöhen die Sicherheit Ihrer Daten, da diese vor Verlust oder unbefugtem Zugriff geschützt sind.
• Der Zugriff auf archivierte Rechnungen ist ortsunabhängig möglich, was insbesondere für Unternehmen mit mehreren Standorten von Vorteil ist.
• Die lückenlose Nachverfolgbarkeit aller Änderungen schafft Transparenz und erleichtert Prüfungen.

Besonderheiten bei E-Mail-Rechnungen

Wenn E-Rechnungen per E-Mail versendet werden, gibt es eine Besonderheit: Nicht nur die Rechnung selbst, sondern auch die zugehörige E-Mail muss archiviert werden, wenn sie geschäftsrelevante Informationen enthält. Eine Ausnahme gilt, wenn die E-Mail lediglich als Transportmedium dient.

E-Rechnungen archivieren – klingt kompliziert?

Mit der richtigen Software und einer klaren Strategie können Sie nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, sondern auch von den vielen Vorteilen der digitalen Archivierung profitieren. Prüfen Sie, ob Ihre aktuellen Prozesse GoBD- und DSGVO-konform sind, und optimieren Sie Ihre Archivierung, um Zeit, Platz und Ressourcen zu sparen. So stellen Sie sicher, dass Sie bestens für die Zukunft gerüstet sind.

Wenn Sie Unterstützung benötigen, nehmen Sie gerne unverbindlich Kontakt auf!