Das Buchen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen kann zeitaufwendig und komplex sein – gerade für kleine und mittelständische Unternehmen. Mit Skalice machen Sie diesen Prozess effizienter und übersichtlicher. Unsere Lösung ermöglicht eine einfache Vorkontierung für den Steuerberater, die bereits mit einer geeigneten Handwerkersoftware oder Buchhaltungssoftware vorbereitet und übertragen werden kann.

1. Eingangs- und Ausgangsrechnungen buchen: Definition

Eine Eingangsrechnung ist eine Rechnung, die ein Unternehmen von einem Lieferanten erhält. Sie dient als Beleg für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren und dokumentiert die Forderung des Lieferanten. Beim Rechnungsempfänger führt sie zur Entstehung von Verbindlichkeiten, die in der Buchhaltung korrekt erfasst werden müssen.

Eine Ausgangsrechnung hingegen wird von einem Unternehmen an einen Kunden gestellt und dokumentiert die erbrachte Leistung oder Lieferung. Sie generiert eine Forderung, die verbucht und verfolgt werden muss.

2. Bearbeitung von Eingangsrechnungen! Die Bearbeitung umfasst mehrere Schritte:

• Prüfung: Jede Rechnung wird formal, sachlich und rechnerisch geprüft. Hierbei sind gesetzliche Pflichtangaben wie Name, Adresse und Steuernummer des Lieferanten zu beachten.
• Buchung: Nach dem Grundsatz "Keine Buchung ohne Beleg" ist die rechtmäßige Erfassung in der Buchhaltung erforderlich.
• Archivierung: Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden.

3. Buchung einer Eingangsrechnung

Die Buchung erfolgt in der Kreditorenbuchhaltung. Hierbei werden verschiedene Konten angesprochen:

• Haben: Kreditorenkonto (Verbindlichkeiten)
• Soll: Bestands- oder Aufwandskonto sowie, falls zutreffend, das Vorsteuerkonto.

Beispiel-Buchung: Eine Rechnung über 119 EUR (inkl. 19 % Umsatzsteuer):

• Soll: Wareneingang 100 EUR, Vorsteuer 19 EUR
• Haben: Kreditor 119 EUR

4. Aufbewahrungsfrist für Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen unterliegen einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren, beginnend am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung einging. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Rechnungen revisionssicher archiviert werden.

5. Sonderformen von Eingangsrechnungen

Verschiedene Rechnungsarten bringen spezifische Buchhaltungsanforderungen mit sich:

• Teilrechnung: Für bereits erbrachte Teilleistungen
• Abschlagsrechnung: Für Teilzahlungen vor Abschluss einer Leistung

6. Digitale Bearbeitung von Rechnungen

 Moderne Buchhaltungssoftware optimiert den Rechnungsprozess erheblich:

• Automatisierung: Rechnungsdaten werden automatisch erkannt und vorkontiert.
• GoBD-konforme Bearbeitung: Gesetzliche Vorgaben werden eingehalten.
• Abgleich: Rechnungen können automatisch mit Lieferscheinen abgeglichen werden.
• Zeitersparnis: Manuelle Arbeitsschritte werden reduziert, Mahnungen und Skontofristen vermieden.

Wie Skalice Sie unterstützt:

Ob stationär oder mobil – mit unserer flexiblen Lösung behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Buchhaltung. Auch mit unserer mobilen Lösung per Tablet können Sie von überall auf Ihre Buchhaltung zugreifen und Ihrem Steuerberater wichtige Informationen nachliefern. Wir unterstützen Sie bei der Einrichtung und Integration aller relevanten Tools, sodass Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.