Mit der Einführung der verpflichtenden E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland nicht nur in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten, sondern auch sicherstellen, dass diese ordnungsgemäß archiviert werden. Die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen ist ein zentraler Bestandteil dieses Prozesses. Was bedeutet das für Sie? Wir erklären Ihnen, was Sie umsetzen müssen.
Warum ist die Archivierung von E-Rechnungen wichtig?
Die ordnungsgemäße Archivierung von E-Rechnungen sorgt dafür, dass alle steuerlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt werden. Sie ermöglicht eine nachvollziehbare Dokumentation der Geschäftsvorfälle und schützt vor Manipulationen. Darüber hinaus erleichtert sie die Prüfung durch Finanzbehörden und minimiert das Risiko von Steuerstrafen und anderen rechtlichen Konsequenzen.
Gesetzliche Anforderungen an die Archivierung
E-Rechnungen unterliegen denselben gesetzlichen Aufbewahrungspflichten wie Papierrechnungen. In Deutschland müssen Rechnungen für zehn Jahre archiviert werden. Diese Pflicht umfasst sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen. Dabei müssen die Dokumente so aufbewahrt werden, dass sie während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben und jederzeit zugänglich sind.
Anforderungen an die revisionssichere Archivierung
Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass E-Rechnungen unveränderbar, vollständig, sicher und jederzeit verfügbar archiviert werden. Die folgenden Anforderungen müssen dabei erfüllt werden:
Unveränderbarkeit:
Nachträgliche Änderungen an den archivierten E-Rechnungen müssen ausgeschlossen sein. Jede Änderung muss dokumentiert und nachvollziehbar sein.
Vollständigkeit:
Alle relevanten Dokumente und Informationen müssen vollständig archiviert werden, einschließlich aller Begleitdokumente und Anhänge.
Sicherheit:
Die Daten müssen vor Verlust, Zerstörung und unbefugtem Zugriff geschützt sein. Dies erfordert geeignete Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
Verfügbarkeit:
Die E-Rechnungen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit zugänglich und lesbar sein. Dies bedeutet, dass die Daten in einem lesbaren Format archiviert werden müssen und auch nach mehreren Jahren noch abrufbar sein sollen.
Schritte zur revisionssicheren Archivierung
1 Geeignete Software auswählen:
Nutzen Sie eine Archivierungssoftware, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Diese Software sollte in der Lage sein, E-Rechnungen im vorgeschriebenen Format (z.B. XRechnung) zu speichern und zu verwalten. Achten Sie darauf, dass die Software eine revisionssichere Archivierung unterstützt.
2 Sicherheitsmaßnahmen implementieren:
Sorgen Sie dafür, dass die archivierten E-Rechnungen vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Dies kann durch Verschlüsselung, Firewalls und strenge Zugangskontrollen gewährleistet werden. Stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Daten haben.
3 Dokumentationsprozess etablieren:
Implementieren Sie einen Prozess zur Dokumentation aller Änderungen und Zugriffe auf die archivierten E-Rechnungen. Jede Änderung sollte nachvollziehbar und protokolliert sein. Dies hilft, die Integrität der Daten zu wahren und erleichtert die Nachverfolgbarkeit im Falle einer Prüfung.
4 Regelmäßige Backups durchführen:
Erstellen Sie regelmäßig Sicherungskopien der archivierten Daten, um Datenverlust zu vermeiden. Diese Backups sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, der vor physischen Schäden geschützt ist. Testen Sie regelmäßig die Wiederherstellbarkeit der Backups, um sicherzustellen, dass die Daten im Notfall tatsächlich verfügbar sind.
5 Langzeitarchivierung sicherstellen:
Stellen Sie sicher, dass die E-Rechnungen während der gesamten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren lesbar und zugänglich bleiben. Dies kann durch regelmäßige Überprüfung und Migration der Daten auf aktuelle Speichermedien gewährleistet werden. Achten Sie darauf, dass auch die Lesbarkeit und Integrität der Daten langfristig erhalten bleiben.
6 Verpflichtungen zur Archivierung
Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen für zehn Jahre aufzubewahren und sicherzustellen, dass sie während dieser Zeit jederzeit zugänglich und lesbar sind. Diese Verpflichtung gilt sowohl für eingehende als auch für ausgehende E-Rechnungen. Eine nicht ordnungsgemäße Archivierung kann zu rechtlichen Konsequenzen und finanziellen Strafen führen.
Praktische Tipps zur Umsetzung
- Schulungen und Sensibilisierung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und der Bedeutung der revisionssicheren Archivierung. Sensibilisieren Sie Ihr Team für die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen und die Bedeutung von Datensicherheit.
- Kontinuierliche Überwachung und Anpassung: Überwachen Sie regelmäßig Ihre Archivierungsprozesse und passen Sie diese bei Bedarf an. Technologische Entwicklungen und gesetzliche Änderungen erfordern eine kontinuierliche Anpassung und Optimierung Ihrer Systeme und Prozesse.
- Externe Unterstützung: Ziehen Sie bei Bedarf externe Experten hinzu, um Ihre Archivierungssysteme zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Externe Dienstleister können wertvolle Unterstützung bei der Implementierung und Wartung von Archivierungslösungen bieten.
Bereiten Sie sich jetzt auf die revisionssichere Archivierung Ihrer E-Rechnungen vor!
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